Escandallo de catering: cómo calcular el coste por comensal en un evento

El escandallo de catering parte del mismo principio que el de cualquier plato (sumar el coste real de lo que se sirve), pero añade capas que un restaurante con carta fija no tiene: producción en volumen variable, transporte, personal de montaje y un margen de seguridad por si el aforo final cambia. Si todavía no dominas la base, empieza por cómo hacer un escandallo.

Qué entra en el coste por comensal de un evento

• Ingredientes por ración, calculados sobre la receta escalada al aforo real del evento, no sobre la receta base.
• Personal de cocina y de sala dedicado a la producción y al montaje o servicio del evento.
• Transporte y logística, incluido el desplazamiento hasta el lugar del evento y el tiempo de carga.
• Menaje, desechables o alquiler (vajilla, mantelería, neveras portátiles) cuando no los pone el cliente.
• Margen de sobreproducción: en catering siempre se cocina algo por encima del aforo confirmado, y ese exceso también cuesta dinero aunque no se sirva.

Escalar la receta al aforo exacto

Una receta pensada para 10 comensales no se multiplica linealmente por 30 o por 300: las especias, los tiempos de cocción y las mermas de producción en volumen cambian con la cantidad. Documenta cada elaboración como una ficha técnica con su rendimiento real por ración, así el escalado a distintos aforos se calcula sobre datos reales y no sobre una regla de tres optimista.

Ejemplo real: escandallo de un evento de 120 comensales

Imagina un cóctel de empresa para 120 comensales, con un menú de tres tiempos y un precio de venta de 22 € por comensal. El desglose de coste de ingredientes por ración es:

• Entrante (mini brochetas y canapés fríos): 1,10 €
• Principal (bandeja de carne y guarnición): 3,80 €
• Postre (mini tarta individual): 0,60 €
• Pan y bebida (agua y refrescos): 0,25 €
• Subtotal ingredientes por comensal: 5,75 €

1. 1Personal de cocina y montaje repartido entre los 120 comensales: 2,10 € por comensal.
2. 2Transporte, menaje desechable y neveras portátiles: 0,90 € por comensal.
3. 3Coste total por comensal: 5,75 + 2,10 + 0,90 = 8,75 €.
4. 4Food cost (solo ingredientes) sobre el precio de venta: 5,75 / 22 = 26,1 por ciento.
5. 5Coste operativo total sobre el precio de venta: 8,75 / 22 = 39,8 por ciento.

El food cost del 26 por ciento parece cómodo, pero es el coste total (39,8 por ciento) el que de verdad dice si el evento es rentable, porque incluye el personal y la logística que en un restaurante con carta fija ya están amortizados en el día a día. Es el mismo salto de razonamiento que en el escandallo del menú del día, donde lo que importa es el conjunto y no cada línea por separado.

El margen cambia según el tipo de evento

No todos los eventos dejan el mismo margen. Una boda con menú cerrado y meses de antelación permite negociar precios de proveedor y planificar producción con calma. Un evento corporativo con confirmación de última hora obliga a sobreproducir más por seguridad, lo que sube el coste real. Y un cóctel de pie con formato de picoteo suele tener un coste de personal por comensal más bajo que un banquete sentado con servicio a la mesa. Calcular el escandallo evento a evento, y no aplicar un margen fijo a todos por igual, es lo que evita sorpresas al cierre del mes.

Si produces para varios eventos desde una misma cocina central, el reto de coordinar recetas, aforos y calendarios de producción se explica en producción de cocina central. Y si tu negocio es exclusivamente de catering, tienes recursos específicos en nuestra sección para catering.

Cuándo revisar el escandallo de un evento

• Cuando el cliente confirma el aforo final: casi nunca coincide con la previsión inicial del presupuesto.
• Cuando cambia el menú o alguna elaboración por petición del cliente o por temporada.
• Cuando el proveedor sube el precio de algún ingrediente clave entre el presupuesto y la fecha del evento.
• Después del evento, comparando el coste real (con mermas y sobreproducción reales) frente al presupuestado, para afinar el margen de seguridad del siguiente.