Cómo hacer un escandallo en Excel (plantilla y fórmula)

Por qué (casi) todos empezamos por Excel

Excel (o Google Sheets, o Numbers) está a mano, es gratis y lo controlas. Para calcular el coste de un puñado de platos y ponerles precio, cumple de sobra. Si aún no tienes claro el concepto, empieza por la guía de cómo hacer un escandallo paso a paso y vuelve aquí para montarlo en la hoja.

La idea es sencilla: una fila por ingrediente, y unas columnas que calculen el coste de cada línea, el total de la receta y el coste por ración. A partir de ahí, el precio de venta sale con una fórmula más.

Monta la hoja paso a paso

1. 1Crea las columnas: Ingrediente, Cantidad usada, Unidad, Precio de compra (por su unidad) y Coste de la línea.
2. 2Rellena una fila por ingrediente de la receta, con la cantidad exacta que entra en el plato y el precio al que lo compras.
3. 3Calcula el coste de cada línea con una fórmula (lo vemos abajo) y arrástrala hacia abajo para todas las filas.
4. 4Suma las líneas con `=SUMA(...)` para obtener el coste total de la receta.
5. 5Divide entre las raciones que salen de esa receta para el coste por ración.
6. 6Añade una celda de food cost objetivo (por ejemplo 0,30) y calcula el PVP con ella.

La fórmula del coste de línea

El único cuidado real está en las unidades: casi siempre compras en kilos o litros pero cocinas en gramos o mililitros, así que hay que convertir. Si la Cantidad usada está en gramos (columna B) y el Precio de compra es en €/kg (columna D), el coste de la línea es:

Con esto ya tienes una hoja que, para una receta suelta, hace exactamente lo que necesitas: coste por ración y precio recomendado. Si quieres afinar cómo se fija ese precio (IVA, redondeo, margen), lo tienes en cómo poner el precio a un plato.

Un ejemplo con números

Una crema con 400 g de calabaza (1,20 €/kg), 100 ml de nata (3,50 €/L) y 20 g de mantequilla (8,00 €/kg), de la que salen 4 raciones:

• Calabaza: 0,4 kg × 1,20 € = 0,48 €
• Nata: 0,1 L × 3,50 € = 0,35 €
• Mantequilla: 0,02 kg × 8,00 € = 0,16 €
• Coste total: 0,99 € → coste por ración: 0,25 €

Con un food cost objetivo del 30 %, el PVP sin IVA sería 0,25 € ÷ 0,30 = 0,83 €. Fácil en una hoja. El problema no es este cálculo, sino mantenerlo vivo cuando tienes 80 platos y los precios se mueven.

Dónde se queda corto Excel

• No se actualiza solo: cuando el proveedor sube la nata, tienes que buscar y cambiar ese precio en todas las hojas donde aparece. Con decenas de recetas, no se hace, y tus costes quedan desfasados sin que te des cuenta.
• Las mermas se olvidan: el coste real de un producto tras limpiarlo o cocinarlo es mayor que su precio de compra. Meterlo a mano en cada línea es tedioso y casi nadie lo mantiene. Lo explicamos en control de mermas en cocina.
• Las sub-recetas son un lío: una salsa base que usas en cinco platos hay que recalcularla en cinco hojas cada vez que cambia. Es donde más errores se cuelan.
• No conecta con nada más: el escandallo vive aislado de tus compras reales, tu stock y tus ventas, así que no puedes cruzar lo que deberías gastar con lo que gastas.
• Se rompe con el tiempo: fórmulas que alguien pisa, versiones distintas en varios ordenadores, la hoja que nadie recuerda cuál es la buena.

Cuándo dar el salto a un software

Mientras tengas pocas recetas y precios estables, Excel es perfecto y no necesitas nada más. El punto de inflexión llega cuando aparecen muchos platos, sub-recetas que se repiten, varios proveedores y precios que cambian cada semana: ahí el mantenimiento manual se come el tiempo que querías ahorrar. Un software recalcula todos los platos afectados en cuanto entra un albarán nuevo. Comparamos las opciones en la guía del mejor software de escandallos.

Y si solo quieres el resultado sin montar la hoja, nuestra calculadora de escandallos gratuita te da coste por ración, food cost y PVP en un minuto, sin registrarte.