Coste de personal en hostelería: cómo calcularlo y controlarlo

Por qué el coste de personal se descontrola

En hostelería conviven dos grandes costes: la materia prima (lo que mides con el food cost) y el personal. La diferencia es que el food cost se vigila plato a plato, mientras que el personal se mira solo cuando llega la nómina y ya no se puede hacer nada. Si no lo controlas a diario, descubres el problema a fin de mes, cuando el servicio flojo ya está pagado.

El primer error es pensar que un empleado cuesta su salario. Cuesta bastante más, y hasta que no lo calculas entero no sabes cuánto margen te queda de verdad.

El coste real de un empleado

Al salario bruto que figura en la nómina hay que sumarle todo lo que paga la empresa por tener a esa persona. El coste real para el negocio incluye, como mínimo:

• Salario bruto anual, repartido en las pagas que marque el convenio (en hostelería suelen ser 14 o el prorrateo equivalente).
• Cotización a la Seguridad Social a cargo de la empresa: un porcentaje sobre el bruto que en el régimen general ronda el 30 %, según los tipos vigentes de contingencias comunes, desempleo, formación y accidentes.
• Vacaciones y festivos: días que se pagan pero no se trabajan, así que encarecen la hora efectiva.
• Otros costes: ropa de trabajo, formación, reconocimientos médicos, posibles dietas o pluses del convenio.

El ratio de personal sobre ventas

El indicador que mejor resume la salud de tu plantilla es el coste de personal sobre ventas: el total de lo que te cuesta el equipo (coste empresa, no solo salarios) dividido entre la facturación del mismo periodo, sin IVA.

Como referencia orientativa, en restauración el coste de personal suele moverse en torno al 30-35 % de las ventas, aunque varía mucho según el modelo (no es lo mismo un local de servicio en mesa que uno de barra o comida rápida). Más que perseguir una cifra de manual, lo útil es medir la tuya con constancia y vigilar que no se dispare de un mes a otro.

El prime cost: la foto completa

Materia prima y personal juntos forman el prime cost (coste primo), los dos gastos que más pesan y los únicos que puedes mover en el día a día. Sumar food cost y coste de personal te da el porcentaje de tus ventas que se va en lo esencial; el resto tiene que cubrir alquiler, suministros, amortizaciones y tu beneficio.

• Prime cost = food cost (%) + coste de personal (%) sobre ventas.
• Un prime cost por debajo del 60-65 % se considera una zona razonable en muchos negocios de restauración.
• Por encima de ese rango, el margen para todo lo demás se queda muy justo y conviene actuar sobre las dos palancas.

Cómo controlarlo sin recortar a ciegas

1. 1Calcula el coste real por empleado y por hora, no el salario a secas, para saber cuánto cuesta de verdad cada turno.
2. 2Ajusta los cuadrantes a la demanda: cruza las ventas por franja horaria con el personal de cada turno y refuerza solo donde realmente hay trabajo.
3. 3Mide las ventas por hora trabajada: es el indicador de productividad que te dice si un servicio salió rentable o sobró gente.
4. 4Reduce el desperdicio de tiempo estandarizando procesos con fichas técnicas, que aceleran la elaboración y la formación de los nuevos.
5. 5Vigila las horas extra y la rotación: formar a alguien que se va a los tres meses es un coste oculto enorme.

Esto aplica a cualquier formato, pero el peso del personal cambia según el negocio: en un restaurante de servicio en mesa la sala pesa mucho, mientras que en formatos de producción el coste se concentra en cocina. Conocer tu estructura es el primer paso para optimizarla.